Belege als PDF für die Spesenabrechnung — Fotos und Rechnungen in einer Datei
2026-10-05
Wer Belege einzeln hochlädt, braucht lange und vergisst leicht einen. Eine einzige PDF-Datei in Datumsreihenfolge lässt sich schneller prüfen — auch wenn Fotos und PDFs gemischt sind.
Belege richtig fotografieren
- Betrag, Datum und Händler müssen vollständig zu sehen sein
- Senkrecht von oben fotografieren, schräge Aufnahmen machen Zahlen schwer lesbar
- Thermopapier verblasst innerhalb von Wochen — am besten am selben Tag fotografieren
Fotos und PDFs mischen
Zuerst die Fotos mit Bild zu PDF in ein PDF umwandeln, danach mit PDF zusammenfügen die Rechnungen aus der E-Mail anhängen. Dateinamen mit Datum am Anfang — 1005-mittagessen, 1012-taxi — sorgen für die richtige Reihenfolge.
Verlangt die Buchhaltung jeden Beleg als eigene Datei, hilft ein ZIP-Archiv: ein Upload, gleiches Ergebnis.
Unter die Größengrenze kommen
Handyfotos haben 3 bis 5 MB pro Stück, fünf Belege überschreiten schnell 20 MB. Die mittlere Komprimierung hält Zahlen gut lesbar und spart den größten Teil. Bei Belegen müssen nur die Ziffern klar sein, hier darf man stärker komprimieren als bei anderen Dokumenten.